AS COMUNICAÇÕES DEVEM SER AJUSTADAS

As informações devem ser ajustadas de acordo com o nível de cada receptor na organização

Se você criar um plano de comunicação para o seu projeto, as necessidades do seu público-alvo (partes interessadas) serão analisadas formalmente. Mas mesmo sem um plano formal, tenha sempre em mente o nível organizacional do seu público. O nível organizacional lhe ajuda a determinar o nível de detalhe requerido nos relatórios de andamentos.

Por exemplo, os membros da sua equipe precisam de informações bem detalhadas e específicas sobre os trabalhos que lhes foram atribuídos. Como gerente do projeto, você necessita de informações que cubram todo o projeto, mas em um nível menor de detalhes. O seu gerente necessita receber informações de forma mais resumida. O gerente do seu gerente necessita de informações em um nível ainda mais elevado. Embora o seu projeto seja a coisa mais importante na sua mente, para os gerentes superiores o seu projeto poderá ser apenas um de muitos eventos importantes sobre o qual eles estão tentando manter-se atualizados

Em algumas organizações, essa filtragem faz parte de um sistema de comunicação. Por exemplo, você poderá relatar uma situação atual do seu projeto para o seu gerente, ele recebe a sua informação assim como a de outros relatórios direto. Então o seu gerente resume e consolida os relatórios e repassa um relatório para o gerente dele. Aquele gerente, por sua vez, faz o mesmo, até que uma informação resumida e consolidada chegue ao topo. De fato, se o seu projeto tiver um bom andamento, ele não será mencionado a nível executivo.

No entanto, em outras organizações, o gerente do projeto necessita comunicar-se com múltiplas pessoas com diversos níveis de autoridade. Nesse caso, lembre-se que a comunicação em formato único não serve para todos. Você poderá necessitar de modificação no conteúdo relativo à comunicação para atender cada nível de gerencia. Por exemplo, você poderá enviar um relatório de apenas uma página para o seu gerente direto, e para os clientes principais um relatório que mostre a situação atual do projeto incluindo as informações financeiras. Isso poderá ser reduzido em meia página para a gerencia superior e talvez em um parágrafo para o nível seguinte.

Utilize os melhores meios de comunicação

Quando você escolher os diversos tipos de comunicação que você necessitará para o seu projeto, determine também o melhor meio para repassar as informações. Por exemplo:

– Relatórios de Andamento do Projeto. Estes não necessitam ser entregue em papel. Dependendo de quem está enviando e quem está recebendo as informações, os relatórios podem ser comunicados através de correio de voz, e-mail, videoconferência ou de outras ferramentas de colaboração. A sua organização poderá ter uma maneira padronizada de entregar os relatórios, caso não tenha, escolha a maneira que for mais fácil e conveniente para os leitores, sem comprometer o valor das informações.

– E-mail. Utilize-o para mensagens rotineiras, compartilhe as informações e algumas mensagens relacionadas a marketing. Divida bem essas mensagens para não inundar as mesmas pessoas em curto período de tempo.

– Correio de Voz. Utilize-o para deixar mensagens simples, para somente uma pessoa, ou para somente um setor. Mensagens complicadas ou longas não são apropriadas para correio de voz.

Não maltrate o mensageiro

Todos nós já ouvimos esse ditado (ou algo semelhante em outra língua). Isso significa que você nunca deve descarregar na pessoa (ou pessoas) que lhe traz más notícias. Se você perguntar a alguém sobre a situação atual do trabalho, esteja preparado para aceitar as notícias boas e as ruins como informações para ajudá-lo a tomar melhores decisões. Se você quer que as pessoas lhe comuniquem quando houver problemas, você necessita aceitar as informações e então trabalhar com a equipe para descobrir as causas e as soluções. (Sempre se espera que o membro da equipe esteja propondo soluções juntamente com o problema.) Todos os Gerentes de Projetos devem assimilar bem essa mensagem. Você precisa tomar conhecimento das más notícias o mais rápido possível para ter chance de responder com rapidez aos problemas. Problemas e riscos que são trazidos à tona cedo, lhe darão mais flexibilidade para responder. Se você souber deles somente nos últimos casos, você terá menos flexibilidade para responder. No entanto, se alguém lhe trouxer más notícias e você responder negativamente para a pessoa que lhe trouxe a informação, isso tornará mais difícil para outros “mensageiros” lhe entregar notícias ruins futuramente.

Utilize sinalizadores para representar a saúde de seu projeto

Uma boa técnica para fornecer resumos gerais sobre o projeto é incluir sinalizadores; verde, amarelo e vermelho. Como seria de se esperar, um sinalizador verde significa que o projeto está basicamente no rumo certo. Não quer dizer que não haja problemas, mas significa que todos os problemas estão sendo tratados e o projeto está basicamente em dia e dentro do orçamento.

Um sinalizador amarelo significa que há algum risco de que o projeto não se ajuste ao prazo final e ao orçamento. Marcar o projeto com um sinalizador amarelo é uma maneira para gerenciar as expectativas e informar que o projeto corre algum risco.

Se o seu projeto tiver um sinalizador vermelho, isso significa que o projeto está definitivamente com problemas e terá que comprometer o orçamento, o prazo final e/ou a qualidade.

O valor real desses sinalizadores ocorre quando a situação atual do projeto é resumida para a gerência superior. Se a alta gerência tiver uma página de resumo sobre todos os projetos, juntamente com os sinalizadores; verde / amarelo / vermelho, eles poderão ver com facilidade a situação geral de toda a carteira (portfolio) dos projetos. Se eles gerenciarem por exceção, focarão imediatamente nos projetos que estão marcados com os sinalizadores vermelhos e amarelos.

 

AS COMUNICAÇÕES DEVEM SER AJUSTADAS

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